Prolongation des contrats on line (PCOL)

L’équipe du Service des systèmes d’information (SSI) de la délégation Alpes a mis en place en un temps record une plateforme dématérialisée, PCOL (Prolongation des contrats on line). L’objectif : assurer, dans le contexte de la crise sanitaire, la remontée des demandes de prolongation des contrats de travail des agents contractuels et des doctorants de la manière la plus fluide possible. 

Le 17 juin 2020, un article de loi – relatif à diverses dispositions liées à la crise sanitaire – a autorisé les établissements à prolonger les contrats de travail afin de poursuivre les activités de recherche en cours, et la circulaire du 26 juin 2020 du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation est venue préciser les modalités de sa mise en œuvre. Il revenait aux contractuels concernés de faire une demande de prolongation et de la transmettre au directeur d'unité pour avis. La décision finale revenait ensuite à l’employeur. La prolongation des contrats doctoraux impliquait la sollicitation d’un nombre d’acteurs considérable. Au CNRS, la gestion sous formulaire papier du processus proposé par la circulaire semblait inenvisageable : plus de 8 000 CDD étaient potentiellement concernés. Sollicitée le 9 juillet pour créer un formulaire dématérialisé avec des flux vers les valideurs successifs, l’équipe s’est immédiatement investie dans cette initiative. Par leur compréhension des enjeux et leur engagement sur la durée, les membres de l’équipe ont su relever le défi. En moins de 15 jours, ils sont parvenus à définir et à développer un outil adéquat répondant aux besoins des usagers pendant la période des congés estivaux. De plus, ils ont produit une documentation extrêmement claire et précise afin de permettre à tous les acteurs de comprendre les actions à mener à leur niveau. L’équipe a également assuré le support auprès des différents intervenants pendant toute la période du processus. Le 24 juillet 2020, l'application PCOL était opérationnelle. Au total, plus de 1 650 demandes ont été déposées via cette application, de manière totalement tracée, transparente et en collaboration avec tous les acteurs.